Digitale Receptie

Professionele en vriendelijke manier om uw bezoekers digitaal welkom te heten. Met online afsprakenmanagement, virtuele assistent en bezoekersregistratie volledig in uw eigen huisstijl.

Een digitale receptie als uitbreiding van uw service

Veel organisaties gebruiken tegenwoordig een digitale receptie om bezoekers welkom te heten. In sommige gevallen gaat het om de baliemedewerker te ondersteunen bij de werkzaamheden. Zoals het bijhouden van een bezoekersregistratie. Maar, er zijn ook bedrijven waar een fulltime bezetting van de ontvangstbalie gewoon niet nodig is. Een digitale receptie is dan een uitstekende oplossing.

Verschil maken

 Welk systeem u gebruikt geeft aan de bezoeker direct een indruk van de professionaliteit van uw organisatie. Dat zit voor een deel opgesloten in de hardware. De interactie tussen bezoeker en software bepaalt uiteindelijk hoe de bezoeker het ontvangst ervaart. Wij willen ons onderscheiden van de massa met een standaard product, waarbij we de mogelijkheid bieden om maatoplossingen te ontwikkelen.

Onze webbased oplossing is flexibel en bruikbaar op vrijwel elk beeldscherm

Medewerker registratie

Het is mogelijk om de digitale receptie te koppelen aan een toegangscontrolesysteem. Een handige feature is dan dat de aanwezigheid van medewerkers kan worden geregistreerd. Wanneer zij hun badge, token, pas of druppel langs de RFID-reader swipen worden ze op het overzichtsscherm als aan- of afwezig getoond. Van elke persoon kan daarbij worden aangegeven of zij BHV’er zijn en in het bezit zijn van een sleutel. Zo weet u altijd of de laatste de deur op slot kan doen.

Bepaal uw eigen agenda

Werken op afspraak

Het kan wenselijk zijn dat bezoekers voorafgaand aan hun bezoek een afspraak maken. Dit kan via de back office van de digitale receptie of via de Outlook Plugin. Elke bezoeker ontvangt dan een bevestigingsmail met unieke aanmeldcode en de mogelijkheid om de afspraak direct in de agenda te plaatsen. Alle gegevens van de afspraak zijn in de backoffice voor uw medewerkers raadpleegbaar. Aan de afspraak kunnen ook andere gegevens, zoals locaties, afdelingen en vergaderzalen worden toegevoegd.

Spontaan op bezoek

Komt er iemand spontaan op bezoek, dan kunnen bezoekers op de zuil kiezen wie ze bellen. Videobellen op de zuil via VoiP is eveneens mogelijk. Uw medewerker heeft voorafgaand aan het aannemen van de oproep de keuze om de eigen camera te activeren. Uw medewerkers kunnen altijd de camera van de digitale receptie activeren. Maakt u gebruik van een toegangscontrolesysteem dat is gekoppeld aan onze digitale receptie, dan kunt u tijdens het gesprek op afstand de toegangsdeur openen via de toetsen op uw telefoon.

Bezoek afmelden

Bezoekers kunnen zichzelf ook weer afmelden op de zuil. Ons systeem ondersteunt ook de mogelijkheid om extra hardware in te zetten. Zo kunnen bezoekers zich bijvoorbeeld afmelden op een losse tablet die op een standaard in de centrale hal staat. Elke bezoeker is individueel geregistreerd in de bezoekersregistratie. Kwam en vertrekt uw bezoek als groep, dan kan de groep ook als geheel worden afgemeld.

Digitale Receptie is geschikt voor elke branche en bedrijfsgrootte

Uitgebreide mogelijkheden

Multi-tenant

Veel organisaties delen een kantoorpand en hebben een gezamenlijke ontvangstbalie. Onze multi-tenant oplossing is dan de perfecte oplossing. Op de startpagina kiest een bezoeker eerst voor het bedrijf en daarna de bezoekreden. Elk bedrijf heeft een eigen veilige database met bijbehorende bezoekersregistratie.

Bezoekersregistratie

Elke bezoeker met een afspraak is terug te vinden in het afsprakenoverzicht. En zodra de bezoeker zich gemeld heeft wordt hij toegevoegd aan de bezoekersregistratie. Een medewerker kan de bezoeker naderhand ook weer afmelden. In geval van calamiteiten kan direct worden bekeken wie er in het pand aanwezig waren. Via de afvinklijst kunt u controleren of iedereen veilig het pand heeft verlaten.

Gebruiksgemak staat voorop

Wij hebben bijzonder veel aandacht aan de gebruiksvriendelijkheid besteed. Uw medewerkers hebben geen uitgebreide training nodig om met ons product te kunnen werken. De backoffice beschikt over een heldere menustructuur en de werkschermen laten niets te raden over. What you see is what you get.

De juiste kiosk kiezen

De digitale receptie werkt op verschillende apparaten. In de back office zijn de afmetingen van het scherm (de resolutie) namelijk instelbaar. Zo bent u vooraf niet gehouden aan een bepaald type kiosk en kunt u ook meerdere types in één en hetzelfde systeem gebruiken.

Voor het aan- en afmelden van bezoekers adviseren wij een robuuste zuil, die tegen een stootje kan. Heeft u ook een QR-code scanner, webcam en microfoon nodig dan is een staande zuil wellicht handiger dan een baliemodel. Wij helpen u daarom bij het maken van de juiste keuze.

---